Fortschritt berichten: Wie weit ist es noch?

In vielen Projekten gibt es bunte und ausgefeilte Fortschrittsberichte.
Aber was sagen sie am Ende aus? Dieser Artikel gibt Hinweise und lässt Sie typische Fehler vermeiden, wenn es darum geht, beim Fortschritt berichten auch wirklich ins Schwarze zu treffen.

Die meisten Fortschrittsberichte lassen sich wortreich darüber aus, was erledigt wurde. Wie viele Haken an die ToDo-Liste gemacht wurden, beziehungsweise wie viele Dinge erledigt wurden. Und wie viele Arbeitspakete.

Frage:
Ist es wirklich das, was die Beteilgten interessiert?

Die ToDo-Liste

Verwechseln wir nicht Bewegung mit Fortschritt.
Man kann ganz viele Haken machen, aber in Wirklichkeit keinen Meter vom Fleck gekommen sein. Das Dumme daran ist: Haken beruhigen.

Haken geben uns das Gefühl, etwas gearbeitet zu haben. Haken sind das Valium des schlechten Gewissens und das Mantra der Zeitplanungspäpste.

Mach Dir morgens Deine ToDo-Liste und hake ab. Und abends bist Du zufrieden. Wirklich?

Fortschritt berichten: Besser so!

Wäre es aber nicht viel besser, statt dessen über folgende Punkte Auskunft zu geben?

1. Welche schwierigen Fragen sind nach wie vor unbeantwortet geblieben?
2. An welchen wichtigen Zielen sind wir (wieder?) nicht weiter gekommen? Wo stehen wir auf dem Weg zur Zielerreichung?
3. Welche Entscheidungen, die durchaus riskant gewesen sind, haben sich als günstig herausgestellt?
4. Welche Entscheidungen, die sich inzwischen als ungünstig herausgestellt haben, bieten Stoff für gelernte Lektionen?

Ein Fortschrittsbericht sollte mir sagen, wie weit es noch ist. Und nicht, wie viel ich gegangen bin.

Greifen wir doch dieses Bild einmal auf.

Wir wollen von A nach B, die Strecke ist schnurgerade, verlässlich ausgeschildert und definitiv 10 km lang.
Nun sind wir vier Kilometer gelaufen, also sind es implizit noch sechs Kilometer bis zum Ziel. Wir brauchen – wenn allen Beteiligten der Streckenverlauf klar ist – nicht explizit sechs sagen. Vier reicht. Das passiert übrigens sehr oft und die Annahme ist dabei Teil der Kommunikation.

Nun wollen wir von B nach Z.

Alternative 2: Auch ca. 10 Kilometer, aber schlecht ausgeschildert und viele Möglichkeiten, sich zu verlaufen. Sackgassen, Sümpfe, unwegsames Gelände.

Oder stellen Sie sich vor, Sie laufen 10 Kilometer an dieser Küste entlang? Was nützt es, wenn ich hier als Fortschritt berichte, dass ich bereits drei Kilometer gegangen bin?

Jetzt ist der Blick in die Vergangenheit maximal ein Anhaltspunkt. Mehr aber nicht.

Der Alltag in unseren Projekte mit unserer eigenen Organisation und/oder Kunden gleicht mehr dem Weg von B nach Z. Schlimmer noch: Hin und wieder ist noch nicht einmal klar, wo genau Z liegt. Z wie Ziel… Das ist aber ein ganz besonderer Fall. Weil wenn nicht klar ist, wohin die Reise geht – wie soll denn da ein Fortschritt berichtet werden? Gegen was?

Fortschritt berichten heißt, auf drei Ebenen zu berichten

Idealerweise umfasst ein Fortschrittsbericht drei Zeiträume, drei Ebenen

• Die Vergangenheit. Das haben wir oben schon behandelt. Es ist ja nicht falsch, dass die Vergangenheit benannt wird und auch thematisiert. Falsch ist, wenn ein „Fortschrittsbericht“ nur aus Vergangenheit besteht. Also vielleicht 20-30% Vergangenheit ist okay.
• Die Gegenwart. Womit sind wir gerade beschäftigt? Was treibt uns um? Mit welchen Themen (oder auch Impediments) haben wir zu tun? Nicht zu lange, nicht zu ausführlich. Vielleicht auch 20-30%
• Die Zukunft. Der wichtigste Aspekt ist die Zukunft. Schaffen wir das Ziel? Ist die Zielerreichung gefährdet? Was kann JETZT noch getan werden, um die Zielerreichung möglich zu machen? Und wenn wir schon über Prozente sprechen, dann gehört der Zukunft mindestens die Hälfte. Und wenn nur einer der drei genannten Aspekte bedient werden kann, dann bitte nur die Zukunft.

„Fortschritt berichten“ muss zum Ausdruck bringen, wie weit es noch zum Ziel ist. Nur dann werden jetzt hier und heute die richtigen Entscheidungen getroffen.

Letzte Aktualisierung: 15. Oktober 2023 / Copyright Gita GmbH / WTIN: M1002