Wie können wir Meetings besser durchführen?
Alle wissen: Meetings kosten Geld
Irgendwie ist es merkwürdig: Jeder weiß, dass Meetings viel Geld kosten. Wenn Meetings ein Ergebnis haben, die den Aufwand und die Kosten rechtfertigen, ist ja alles okay. Dann ist ein Meeting gewissermaßen auch als Investition anzusehen.
Schön wär’s, wenn dies der gängigen Sichtweise entspräche. Erstens werden Meetings ganz und gar nicht als Investition angesehen und zweitens – und das ist viel schlimmer – geben sich die Beteiligten oft noch nicht mal Mühe, den Aufwand gering zu halten und die Veranstaltung geschmeidig über die Bühne gehen lassen zu wollen.
Grundverständnis ist vorhanden – nur interessiert es niemanden
Dabei mangelt es nicht am Grundverständnis. Die Grundregeln für ein gelungenes Meeting kennt wahrscheinlich jeder (vorbereitet sein, Agenda klar, Pünktlichkeit selbstverständlich, gelungene Moderation, alle mit Interesse dabei, spannend präsentiert, Protokoll gleich danach allen verfügbar). Nur hält sich kaum jemand daran. Warum? Warum darf man mit sprichwörtlich zwei Händen das Geld zum Fenster rausschmeißen und mit halbgaren Ergebnissen zufrieden sein?
In vielen Organisationen ist die herrschende Meetingkultur der größte Effizienzfresser. Und es hilft scheinbar nicht, die Grundregeln zu dozieren. Siehe oben: Bekannt sind sie den meisten, aber mit der Disziplin ist es bitter.
Hier mal ein Gedanke: Ist Ihnen eigentlich bewusst, dass es nicht das „EINE“ Meeting gibt, sondern in Wirklichkeit sehr unterschiedliche Typen von Zusammenkünften?
Unterschiedliche Typen von Meetings
- Status- und Informationsmeetings
- Problemlösungsmeetings
- Kick-Offs und ähnliches
- Entscheidungsmeetings
- Kaffee- oder Rauchereckenmeetings
- Teambildungsaktivitäten
Und hier ist der Punkt: Grundsätzlich erfordern unterschiedliche Meetingtypen ganz unterschiedliche Rahmenbedingungen: Einmal sollte der gesteckte Zeitrahmen oberste Priorität sein, ein andermal muss „gemeetet“ werden, bis das Ergebnis feststeht und der Morgen anbricht. Einmal ist die Atmosphäre entscheidend, ein andermal ist der Charme einer Fabrikküche ausreichend. Es gibt eine Art magisches Meetingdreieck – und je nach Typ des Meeting ist die Priorität der Rahmenbedingung unterschiedlich.
Nicht Mischen, was nicht gemischt werden sollte
Das Problem ist, dass wir oft alle Typen von Meetings in einen einzigen Termin zusammenbacken. Entscheidung, Status, Information, Teambildung und Problemlösung bilden einen klebrigen Meetings-Eierkuchen. Und dann wundern wir uns, dass alle irgendwie unzufrieden sind, weil so eine Zusammenkunft dann zu einer never ending story mit viel zu vielen Teilnehmern mutiert.
Verbesserungsliste – 10 Ideen für Sie!
Gemeinsam mit einem Kunden haben wir einen Workshop moderiert, der die Effizienzsteigerung von Meetings zum Gegenstand hatte. Am Ende kam eine ganz interessante Liste heraus, vielleicht ist ja auch für Sie ein Gedanke dabei:
- Die unterschiedlichen Typen werden künftig konsequent getrennt. Keine wilde Durchmischung mehr.
- Auf ein Status- und Infomeeting könnte zur Not auch verzichtet werden, es gibt Alternativen der Informationsverteilung. Ist zwar radikal, warum aber nicht?
- Wenn Statusmeetings gemacht werden, dann sind diese extrem durchgetaktet mit einem verlässlichen Ende. Jeder Teilnehmer, der seinen Status vorträgt, hat immer den gleichen Foliensatz.
- Die Meetings enden nicht zur vollen oder halben Stunde, sondern werden generell auf .50 oder .20 festgelegt. Das gibt den Teilnehmern Zeit für den Übergang ins (möglicherweise) nächste Treffen.
- Nicht darauf warten, dass die oberste Heeresleitung die Meetingkultur ändert oder sich die Erkenntnis besserer Meetings über die Geschäftsleitung auf die einzelnen Stockwerke Bahn bricht. Stattdessen vor unserer eigenen Haustür kehren. Und morgen gleich anfangen.
- Sich trauen, auch mal eine Moderation durch einen Mitarbeiter durchführen zu lassen. Und diesem auch das Mandat geben, das Meeting zu steuern.
- Wenn virtuelle Meetings anstehen: Nicht glauben, dass jeder die Technik blind beherrscht.
- Teilnehmern erlauben, das Meeting zu verlassen. Zu oft bleiben Teilnehmer im Meeting sitzen, obwohl sie keinen sinnvollen Beitrag mehr leisten können. Das Verlassen sollte nicht als Desinteresse oder Affront gewertet werden. Ein Quick-Win für alle.
- Durchaus am Ende des Meetings kurz reflektieren, ob das gut oder mal wieder stark verbesserungswürdig war. Und Schlüsse für die nächste Zusammenkunft ziehen. Gelegenheiten gibt es zuhauf.
- Die Königsdisziplin des Meetings ist das Entscheidungsmeeting. Da müssen dann aber alle bei der Sache sein, vorbereitet kommen und nicht nebenbei noch die Welt retten wollen. Die Teilnehmer auf diesen Punkt genau briefen, ggfs. vorher ansprechen und vorbereiten. Gute Nachricht: Das sind die wirklichen wichtigen Zusammenkünfte, von denen es gar nicht soo viele gibt.
Wenn wir verstehen, welch ungeheuren Ressourcen durch ineffiziente Meetings gebunden werden, reicht es nicht aus, wenn alle Beteiligten wissen, wie es besser gehen könnte.
Man muss es auch tun….
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