Heute werfen wir einen ein Blick auf den Issue Log. Ist eigentlich ziemlich einfach, interessant wird das Issue Log aber in Abgrenzung zum Risikoregister. Mehr noch: Die beiden hängen sogar eng miteinander zusammen.
Zunächst: Was ist überhaupt ein „Log“?
Ein „Log“ ist erst einmal eine Liste. Mehr nicht. Ein Issue Log ist also eine Liste mit Issues – und Issues sind Themen bzw. Probleme. Eine Themen- oder Problemliste also.
Logs gibt es viele im Projektgeschäft, berühmt sind die der agilen Fraktion: Dort gibt es Backlogs, die im Prinzip auch „nur“ Listen sind, allerdings mehr im Sinne von Vorratsspeichern. Und das Issue Log nennt sich dort „Impediment Backlog“.
Und bei Prince2 z.B. stehen Risiken nicht in einem Risikoregister sondern in einem Risk Log. Auch okay. (PMPs und solche, die es werden wollen aufgepasst: Bei PMI heißt das Ding aber Risk Register!).
Soweit zurm Thema „Log“.
Issues kontra Risiken – Abgrenzung notwendig
Warum ist eine Abgrenzung des Issue Logs zum Risikoregister (oder Risk Log) so wichtig? Ganz klar, damit das eine nicht mit dem anderen verwechselt wird!
Risiken sind Risiken und Probleme sind Probleme. Risiken sind (noch) nicht eingetreten, könnten eintreten, sind noch nicht da, könnten kommen. Haben also eine Eintrittswahrscheinlichkeit. Und eine Eintrittswahrscheinlichkeit von 100% ist eben kein Risiko mehr, sondern ein Problem (im negativen Falle). Und dieses Problem ist nun da und verlangt unverzüglich um Bearbeitung, ist meist hochpriorisiert. Es brennt ja auch. Wenn alles in einen Topf geschmissen wird, werden immer die Probleme die Oberhand haben, werden in jedem Meeting zunächst die Probleme erörtert werden und zuerst die dringenden Maßnahmen behandelt werden.
Bedeutet das denn im Tagesgeschäft noch eine (Excel-)Tabelle mehr? Also eine für die Probleme (das Issue Log) und eine andere für die Risiken?
Eigentlich ja.
Zwei Listen? Issue Log und Risikoregister?
Zugegeben, es gibt schon genug Listen und noch mehr Excel lässt die Sache nicht übersichtlicher werden. Stimmt. Also tragen viele Projekteure ihre Issues in das Risikoregister ein, oder lassen sie als Issues drin, wenn aus einem Risiko ein Problem geworden ist. Mit einem Statusfeld oder so ähnlich.
Ungünstig. Aus Sicht des Risikomanagements ist es bedauerlich, dass in vielen Risikolisten gar keine Risiken mehr drin stehen, sondern dass diese „Risikolisten“ im Laufe der Zeit dadurch zu Problemlisten mutieren. Und um im Thema dieses Beitrags zu bleiben: Dadurch verkommt das Risk Log zum Issue Log. Aus Sicht des Projektes sind das aber zwei grundlegend verschiedene Dinge und wir berauben uns der Sicht auf die Risiken, wenn wir beides (Probleme und Unsicherheiten) zusammenpacken.
Weniger Issues durch mehr Risiken. Und umgekehrt.
Folgende echte Projektsituation aus einem Coaching einer Projektleiterin: In ihrem Projekt wurden beide Listen getrennt. Nach einiger Zeit erfolgte ein erneuter Blick in dieses Projekt und in beide Listen. Das Issue Log hatte deutlich über 100 Einträge, im Risk Log hatte sich die letzten Wochen nichts getan. Die Liste war leer, von drei müden Alibi-Einträgen abgesehen. Was lief da schief?
Eine Nachfrage ergab, dass das Projekt einfach keine Zeit hatte, sich um Risiken zu kümmern.
„Wir müssen heute Probleme lösen statt für zukünftige Situationen irgendwelche Gehirngespinste zu fabulieren„, meinte die Projektleiterin.
Nur: Beide hängen zusammen. Ein schöner Merksatz:
Jedes Problem war früher mal ein Risiko.
Alte Risiko-Weisheit
Als das Problem noch klein, jung und unschuldig war, hat sich niemand drum gekümmert. Es war ja wichtigeres zu tun. Und so wuchs im Schatten der aktuellen Themen ein veritables Problem heran, noch Risiko genannt, dass dann aber so eine Art Pubertät durchläuft und irgendwann mit tiefer Stimmer verkündet: „Hallo – ich bin Dein neues Problem“.
Je weniger Risiken in der Vergangenheit betrachtet worden sind, desto mehr Probleme gibt es „heute“. Desto häufiger muss Feuerwehr gespielt werden. Wenn in einem Projekt die Risikoliste nicht gefüllt ist, kann man sicher davon ausgehen, dass das Issue-Log munter wachsen wird.
Und noch ein Aspekt dieser Dualität: Wenn sich ein Thema erst einmal im Issue Log breit gemacht hat, hilft auch kein Risikomanagement mehr. Dann ist es zu spät. Wenn die Hütte lichterloh brennt, muss die Feuerwehr kommen. Die Zeit der Rauchmelder ist dann vorüber. Oder auch: wenn es erst einmal gerummst hat, ist es für eine Versicherung zu spät.
Zum XMV-Artikel: 10 Mythen rund um Risikomanagement
Zur Risikoseite von Wuttke&Team
Letzte Aktualisierung: 02. Januar 2024 / Copyright Gita GmbH / PMI, PMP und PMI-ACP sind eingetragene Warenzeichen des Project Management Institute, PMI (www.pmi.org) / WTIN: M1024
