Konferenzen in einer anderen Stadt, Meetings im Headquarter – jedes reale Treffen bedeutet: Weg vom Schreibtisch, lange Reisezeiten, unnötiges Warten. Da bieten sich virtuelle Meetings als effiziente Alternative an. Allerdings gilt es dabei einiges zu beachten. Hier unsere Tipps dazu.

Gute Vorbereitung ist wichtig

Der Begrüßungskaffee zu Beginn, der Smalltalk in der Rauchpause. Alles ideale Methoden um Kontakte zu intensivieren und das eine oder andere kleine Problem unkonventionell zu lösen. Das funktioniert bei virtuellen Meetings nicht. Deshalb muss schon die Planung anders aussehen.Virtuelle Meetings - garantiert erfolgreich

  1. Das Kreuz mit der Technik: Qualität hat oberste Priorität. Daher zuerst abklären, ob die Internetverbindung stabil genug für ein virtuelles Meeting ist. Funktionieren Mikrofon, Lautsprecher, Webcam? Sind diese Basics abgeklopft, dann kann man sich dem eigentlichen Meeting zuwenden.
  2. Auch wenn technisch und räumlich riesige Teilnehmeranzahlen möglich sind, besser wird ein solches Meeting dadurch nicht. Wegen der Effizienz sollte man sich auf ein Minimum an Teilnehmern beschränken. Wer ist für dieses Thema wirklich wichtig, wer wird nur eingeladen, weil er immer dabei ist und im Verteiler steht?
  3. Will man Zahlen, Statistiken oder sonstige Präsentationen zeigen, sind sie mit Bedacht auszuwählen. Die Teilnehmer arbeiten womöglich mit unterschiedlichen technischen Voraussetzungen. Wählen Sie für die Folien große Schriftarten, lesbare Farben und möglichst wenig Text.
  4. Auch beim Teilen von Dateien bzw. Bildschirminhalten gilt es die technischen Gegebenheiten der Teilnehmer zu bedenken – evtl. ist eine geeignete Meeting Software zu installieren.

Auch für die Teilnahme gelten RegelnVirtuelle Meetings - garantiert erfolgreich

  1. Falls Sie das virtuelle Meeting organisieren, so verschicken Sie die Agenda möglichst frühzeitig, damit sich die Teilnehmer entsprechend vorbereiten können.
  2. Einen Tag vor dem virtuellen Meeting sollten Sie eine Checkliste mit allen technischen Voraussetzungen an die Teilnehmer schicken: Darin sollte die aufzurufende URL/Einwählcode zu finden sein. Es kann nichts schaden, die genutzte Software zu benennen. Auch die Info, ob man ggf. „nur“ per Telefon teilnehmen kann, ist nützlich. Hinweis auf die Agenda (Hat sie jemand nicht bekommen?).
  3. Weisen Sie darauf hin, dass sich die Teilnehmer bereits einige Minuten vor Beginn des Meetings einloggen sollen. So lassen sich technische Probleme noch erkennen und hoffentlich auch beheben. Und stellen Sie sicher, dass auch von Moderatoren-/technischer Seite jemand bereits online ist und gegebenenfalls Hilfe leisten kann.
  4. Also – besonders bei Webinaren – immer einen Partner verfügbar haben, der sich um die Technik kümmert. Nur so kann sich der Moderator optimal auf die Inhalte konzentrieren.
  5. Apropos Webinar: Als Moderator sollten Sie klar, deutlich und langsam sprechen. Achten Sie stets auf die Reaktionen der Teilnehmer. Vereinbaren Sie, auf welche Weise die sich einbringen können (Handzeichen/im Chat). Bedenken Sie, dass Wortbeiträge oft verzögert ankommen. Schauen Sie in die Kamera und stellen Sie sicher, dass Sie Präsentationen/Dateien im Blick haben.
  6. Bei der Teilnahme an einem virtuellen Meeting sollte man für einen möglichst niedrigen Geräuschpegel rundherum sorgen. Dazu evtl. Fenster/Türen schließen, den Kollegen im Großraumbüro Bescheid sagen. Ist die Agenda sehr umfassend, evtl. Pausen einplanen.
  7. Gerade eine „nur“ virtuelle Konferenz erfordert Konzentration. Lassen Sie sich nicht von eingehenden Mails ablenken, Internetsurfen/Spiele sollten tabu sein.

Fazit

Virtuelle Meetings sparen Zeit und Geld, soviel ist klar. Das persönliche Treffen in der wirklichen Welt können sie mitunter auch ersetzen. Aber dafür sind gute Vorbereitung, geschickte Moderation und Disziplin der Teilnehmer nötig.

Mehr zum Thema

In unserem Podcast „Koenig & Stein – Das virtuelle Grauen“, scheitert Abteilungsleiter Koenig an den technischen Hürden eines virtuellen Meetings.

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(MAlg018) Letzte Aktualisierung: 30. August 2018, (c) Copyright by Gita GmbH Herrsching.