Risk-Doctor-Briefing mit einem Beitrag von Dr David Hillson, FIRM, HonFAPM, PMI Fellow
Im Januar 2017 erschien dieses Risk-Doctor-Briefing im Netzwerk der von Dr. David Hillson gegründeten Risk Doctor Partnership. Übersetzung und Bearbeitung von Thomas Wuttke, dem deutschen Mitglied der Risk-Doctor-Partnership.
Kommunikation ist nicht immer einfach
und schon gar nicht, wenn es sich um Risiken handelt. Alle wüssten immer gerne, welche Risiken am wichtigsten sind und was man tun kann, um diesen Unsicherheiten effektiv zu begegnen. Risikokommunikation muss daher zwei Richtungen verfolgen:
- Beachten: Erzähl‘ Deinem Umfeld Dinge, die sie vorher nicht wussten.
- Tun: Ermutige Dein Umfeld Dinge zu tun, die sie vorher noch nicht getan haben.
Risikokommunikation ist wirklich – wirklich! – wichtig und man sollte sie keinesfalls dem Zufall überlassen. Ein einfacher Ansatz hilft dabei, dass alle Beteiligten die richtigen Informationen bekommen, um aufmerksam zu werden und ins Handeln kommen.
Hier sind die drei Schritte:
1. Analyse – Wer braucht was?
Beantworten Sie die folgenden Fragen für jeden Beteiligten, egal ob Person oder Gruppe:
- Welche Risikoinformationen brauchen Sie?
- Wofür benötigen Sie diese Informationen und wie wollen Sie diese verwenden?
- Welcher Detaillierungsgrad ist nötig?
- Wann brauchen Sie die Risikoinformationen?
- Wie oft benötigen Sie Updates?
2. Design – Risikokommunikation in welcher Form?
Denken Sie an folgende Faktoren:
- Inhalt. Stellen Sie den Inhalt so zusammen, dass die Anforderungen des ersten Schrittes berücksichtigt sind. Denn unterschiedliche Ebenen verlangen unterschiedliche Detailierungsgrade. Es wäre geschickt, diese Ebenen (wenn möglich) hierarchisch anzuordnen, damit man nicht verschiedene Versionen produzieren muss. Gesamtübersichten sollten sich beispielsweise aus tieferen Detailierungsebenen erstellen lassen.
- Darstellungsmethode. Da stehen verschiedene Typen zur Verfügung, so dass für jeden das richtige dabei ist. Das heißt: Schriftliche und ausgedruckte Berichte. Oder in elektronischer Form (E-Mail, Intranet, Webseite, Datenbanken). Bzw. als mündliche Berichte (Briefings, Präsentationen, Meetings). Vielleicht auch in grafischer bzw. tabellarischer Darstellung (Tabellen, Bilder, Poster) und natürlich viele andere mehr.
- Verantwortlichkeiten. Wer ist verantwortlich für jeden dieser Outputs? Für die Produktion? Wer gibt frei? Eine Verantwortlichkeitsmatrix wäre hier bestimmt eine gute Idee…
3. Auslieferung – Funktioniert sie auch?
Der gewählte Ansatz sollte am Besten in einem Risikomanagement- oder Kommunikationsplan dokumentiert sein. Dann fällt es leichter, die angedachte Umsetzungsstrategie auch wirklich durchzuführen. Nach ein bis zwei Zyklen sollte man einen kritischen Blick auf den Prozess werfen und mit den Empfängern abklären, ob deren Erwartungen auch tatsächlich erfüllt wurden. Übrigens: Auch Überprüfungen des Kommunikationsansatzes an sich sollte man planen. Die Bedürfnisse der Beteiligten ändern sich im Laufe der Zeit nämlich mit Sicherheit…
Zusammenfassung
Vorrangig brauchen wir Risikokommunikation, um die Aufmerksamkeit derjenigen zu erlangen, die über die Risiken Bescheid wissen müssen. Das ist aber nur die halbe Wahrheit – viele Risiken erfordern zusätzliche Aktivitäten. Handeln, um sicher zu sein, dass die Risiken auch wirklich gemanagt werden. Bei all den Überlegungen hinsichtlich Risikokommunikation muss es unser erstes Ziel sein, Aufmerksamkeit und Beachtung auf die wichtigsten Risiken zu richten und zum Zwecke eines guten Managements entsprechendes Handeln zu fördern.
Weiterführende Informationen:
- Hier geht’s zur Webseite der Risk-Doctor Partnership
- Zur Risikoseite von Wuttke&Team
Letzte Aktualisierung: 11. Februar 2022 / Copyright Gita GmbH / PMI, PMP und PMI-ACP sind eingetragene Warenzeichen des Project Management Institute, PMI (www.pmi.org) / WTIN: M1019
