Alle Aspekte beim Projektstart bedenken

Im letzten XMV-Magazin-Beitrag haben wir den Canvas als Ganzes besprochen und Einsatzmöglichkeiten skizziert. Hier nun die einzelnen Felder, damit Ihnen beim Projektstart kein Aspekt verloren geht

Grundsätzlich ist die Wahl der Felder frei und sollte sich an betriebliche Aspekte oder denen von speziellen Projekttypen orientieren. Unser Wuttke&Team Projekt-Canvas orientiert sich am Scope Statement des PMBOK® Guide und hat sich in vielen Projektstart-Situationen bestens bewährt.

Projekt Canvas Wuttke Projektdefinition Scope Statement

Projekt Canvas Wuttke Projektdefinition Scope Statement

Hier die Felder im Einzelnen:

Ergebnis

Canvas Ergebnis

Canvas Ergebnis

Ein kurzes Statement, was denn eigentlich das Endergebnis des Projektes ist. Meist ist das ein Stichwort, meist ist dieser Punkt ganz klar. Umkehrschluss: Wenn dieser Punkt ganz klar ist, dann ist er ja auch leicht zu definieren und man hat kaum Aufwand damit. Sobald aber Diskussionen entstehen, ob dieses Projekt nur einen Prototypen baut oder ob alle Niederlassungen im Rahmen des Projektes ausgestattet werden, hat sich dieses Element schon rentiert.

Ziele des Vorhabens

Canvas Ziele

Canvas Ziele

Die Ziele des Vorhabens sind diejenigen Ziele, die der Auftraggeber oder der Kunde hat. Wenn interner Auftraggeber und externer Kunde nicht die gleichen Ziele verfolgen, dann sollte dies hier klar differenziert werden. Vielleicht auch mit unterschiedlich farbigen Post-ITs. Auf jeden Fall beschreibt dieses Feld den Nutzen, der sich nach einem erfolgreichen Projektende entfalten wird. Was haben wir davon, wenn dieses Projekt fertig ist? Bitte auch nicht mit dem Endergebnis verwechseln. Ziele sind eine Liste von Wohltaten, die sich nach erfolgreichem Projekt einstellen und können auch High-Level sein.

Liefergegenstände

Canvas Liefergegenstände

Canvas Liefergegenstände

Aus Sicht des Projektleiters das wichtigste Element. Die Liefergegenstände beschreiben die Lieferungen, die der Projektleiter bzw. das Projekt am Ende „abliefert“. Das sind aber nicht die Ziele, die wir oben beschrieben haben! Die Liefergegenstände ermöglichen oder führen zu den Zielen des Auftraggebers, sind aber nicht mit ihnen identisch. Man könnte auch sagen, dass die Liefergegenstände die Ziele des Projektleiters sind.

Beispiel: Ein Auftraggeber (Kunde) hat das Ziel sich zu erholen. Das Reisebüro (aka Projektleiter) liefert und bucht das 4-Sterne Verwöhnhotel“. Oder Ein Auftraggeber möchte eine reibungslosere Kundenreklamationsabwicklung. Der Projektleiter liefert drei Dinge: 1. das Softwaresystem „Jammer-101“, 2. den Roll-out und 3. die Schulungen der Keyuser.

Also merke! Ziele und Liefergegenstände bedingen sich stark, sind aber nicht identisch.

Budget

Canvas Budget

Canvas Budget

Eigentlich ergibt sich das Budget aus dem Aufwand, der für die Erstellung der Liefergegenstände benötigt wird. Das Budget ist (eigentlich!) eine Funktion des Aufwands. Leider ist das in der Praxis häufig nicht der Fall, da oftmals Preis mit Budget verwechselt werden. Der Preis ist aber eine Managemententscheidung, das Budget nicht. Deswegen kommen in dieses Element alle Aspekte, die die Finanzierung des Vorhabens betreffen. Woher kommt das Geld? Haben wir eine Deckelung? Wenn bereits Zahlen im Raum stehen – woher kommt die Schätzung?

Einschränkungen

Canvas Budget Einschränkungen Wuttke Projekt

Canvas Budget

Einschränkungen sind Dinge, die uns einschränken. Punkt. Dinge also, die von außen gegeben sind und die wir im Rahmen der Projektarbeit zu berücksichtigen haben. Unser Käfig sozusagen. Ob da ein Bach durch das Grundstück geht oder die neue Software in einer vorgegebenen Serverarchitektur integriert werden muss, oder ob die Fabrik Werksferien hat ist dabei unerheblich. Alles Einschränkungen. Die Liste der Einschränkungen dient uns als Leitplanke in der Planung. Einschränkungen sind da, 100% und im Rahmen des Projektes nicht wegzudiskutieren. Achtung! Wenn es das Ziel des Projektes ist, eine Bebauung trotz des Bachlaufs hinzubekommen, dann ist das auch eine zu nennende Einschränkung. Allerdings wollen wir die gerade umgehen…

Annahmen

Canvas Annahmen

Canvas Annahmen

Bitte Einschränkungen und Annahmen nicht verwechseln. Annahmen sind Dinge, die wir für die Planung als wahr, real oder sicher annehmen (müssen). Im Gegensatz zu Einschränkungen sind die Annahmen nicht garantiert, sondern erleichtern uns die Planungsarbeit. Ab einem gewissen Planungszeitpunkt kommt man ohne Annahmen gar nicht mehr aus.  Beispiel: „Die Planung fußt auf der Annahmen, dass der Vorstand nur zwei Wochen für die Genehmigung benötigt“. Annahmen müssen alle dokumentiert werden. Denn leicht sind sie vergessen, die Zusage aber nicht. Übrigens: Eine Annahme ins Gegenteil verdreht ist eine Bedrohung, sprich Risiko.

Stakeholder

Canvas Stakeholder Wuttke Projekt

Canvas Stakeholder

Stakeholder sind Personen oder Gruppen, die vom Projekt beeinflusst werden oder das Projekt beeinflussen können. Egal in welche Richtung. Es ist sehr empfehlenswert, sich um seine Stakeholder zu kümmern und ein Auge auf sie zu werfen.Gibt es Unterstützer, deren Engagement es weiter zu verstärken gilt? Gibt es Stakeholder, die mit dem Vorhaben nicht ganz so glücklich sind? Viele Projekte scheitern an mangelnder Stakeholder-Awareness. Schönes Neudeutsch, sagt aber im Kern aus, dass sich der Projektleiter nicht um sein Umfeld schert und sich dann wundert, wenn der Projektstopp auf dem Tisch liegt.

Risiken

Canvas Risiko Wuttke Projekt

Canvas Risiko

Risiken sind Unsicherheiten auf das Projektziel oder auf die Ergebniserreichung. Was könnte passieren, dass das Projekt am Ende schlechter, langsamer oder teurer wird? Aber auch (und das ist bestimmt für viele überraschend): Was könnte passieren, dass das Projekt am Ende besser, schneller oder billiger wird? Das sind auch Risiken, auch wenn wir den Risikobegriff oft nur als Bedrohung empfinden. Achtung! Risiken sind unsicher und daher noch nicht da! Wenn Risiken schon „da“ sind, sind es keine Risiken. Dann sind es Probleme oder auch einfach nur Einschränkungen. Wenn ein Haus mit einem Löffel gebaut werden muss, weil keine Kelle da ist, dann ist das kein Risiko, sondern eine Einschränkung 🙂

Team

Canvas Team Wuttke Projekt

Canvas Team

Was weiß man schon zu Beginn über das künftige Team? Gibt es bereits eine Intialbesetzung? Weiß man schon zu beginn, welche speziellen Ressourcen benötigt werden? Ist die Teamzusammensetzung implizit schon klar? Eigentlich ergibt sich das Team aus der zu leistenden Arbeit. Hier können aber auch noch andere Teamaspekte einsortiert werden: Sind Trainings- oder Schulungsmaßnahmen absehbar? Gibt es Restriktionen aus kulturellen Aspekten? Habe wir virtuelle Teams?

 

Qualitätsaspekte

Canvas Qualität Wuttke Projekt

Canvas Qualität

Unterliegen die Liefergegenstände speziellen Qualitätsanforderungen? Qualität ist eine Eigenschaft eines Systems oder Produkts, um Erwartungen (egal um ausgesprochene oder nicht ausgesprochene) der Kunden zu erfüllen. Denn: Wer zum Bäcker geht, erwartet frische Semmeln mit diesem gewissen Geräusch, wenn man leicht draufdrückt. Das würde man nicht bei den Liefergegenständen beschreiben, und auch nicht bei den Einschränkungen. Hier kommen Aspekte rein bezüglich Wartbarkeit, Verwendbarkeit, Tauglichkeit, vielleicht auch Lebensdauer oder auch Design und Haptik. Und so vieles anderes mehr…

Zeit und Meilensteine

Canvas Zeit Wuttke Projekt

Canvas Zeit

Wie sieht die Zeitskala für das Projekt aus? Gibt es vorgegebene Meilensteintermine (das wären ggfs. auch Einschränkungen). Kann man die Erstellung bereits grob rückwärts rechnen? Wann muss was fertig sein, damit die nächsten Schritte noch genug Zeit haben, um durchgeführt zu werden? Gibt es Einflussfaktoren auf die Zeitachse? Gibt es besonders lange Genehmigungsphasen? Und: Wie sehen die Deadlines aus, wenn es welche gibt?

 

Ein Canvas ist eine Hilfe für einen schnellen Projektstart und macht Spaß, gemeinsam im Team und im Brainstorming entwickelt zu werden.


Hier geht’s zum ersten Teil des Beitrags:

https://magazin.wuttke.team/projekt-canvas/


Das besprochene Canvas als PDF kostenlos anfordern:


Sie möchten das Canvas individuell anpassen? Gerne!

Wenn Sie Anpassungen am Format wünschen oder Ihre intere Methode ein weiteres Feld erfordert, dann bieten wir Ihnen hier die Originaldatei in Adobe® InDesign. 

Achtung! Sie benötigen zur Bearbeitung dieser Datei Adobe® InDesign (Version CS4 oder höher) oder eine Software, die das InDesign-Format lesen und bearbeiten kann.

Für die Quelldatei erheben wir eine kleine Schutzgebühr von 49,- EUR inklusive Mehrwertsteuer. Darin enthalten ist der beliebige Verwendung des Canvas in Ihrer Organisation inklusive allen Veränderungen. Weiterverkauf und Weitergabe der Quelldatei an Personen oder Organisationen außerhalb Ihrer Organisation ist nicht möglich.

Mit diesem Link geht’s zur Quelldatei. Die Datei steht Ihnen unmittelbar zur Verfügung

(MBli02) Letzte Aktualisierung: 25.Juni 2018, (c) Copyright by Gita GmbH Herrsching.