Eisenhower Agil – Oder wie Ihre ToDo-Liste am Ende des Tages garantiert leer ist

Sie kennen das vielleicht: Täglich grüßt die ToDo-Liste. Was mit einer hoffnungsfrohen und motivierten Planung begann, endet meist mit der Erkenntnis, dass die Liste kaum kürzer wurde. Und obendrein noch mit schlechter Laune.

Sind wir zu doof zum Planen? Warum gelingt dies anderen und nur mir nicht?
(Anmerkung: Wenn Sie zu der Gruppe gehören, denen es gelingt: Hier mit dem Lesen aufhören!)

Der Agile Eisenhower

Nun soll in diesem Artikel nicht ein komplettes Zeitmanagementbuch untergebracht werden, aber wir könnten ja mal einen leicht modifizierten Ansatz wagen: Wir kombinieren das gute alte Eisenhower-Prinzip mit dem agilen Projektgedanken:

1. Erstellen Sie einen „Vorratsspeicher“ für Ihre Arbeit

   All die Dinge, die wir glauben erledigen zu müssen, bilden einen Vorratsspeicher. Dort findet sich Wichtiges, Dringendes, Dinge, die wir gerne machen und Dinge, die wir überhaupt nicht gerne machen, die aber gemacht werden müssen. Auch Dinge, die wir irgendwann mal machen wollen („Dias sortieren“ oder die „Projektdokumentation auf das neue Dokumentenlayout umstellen“). Das ist aber nicht unsere ToDo-Liste, das ist eher ein Vorratsspeicher. Könnte man auch ToDo-Backlog nennen.

2. Timeboxen Sie Ihre Arbeit

   Je nach persönlicher Situation legen wir morgens fest, wie viel Zeit wir heute (und nur heute) für die Abarbeitung von „Backlog Items“ bereitstellen wollen / können / müssen. Der Rest bleibt dem Tagesgeschäft vorbehalten. Oder dem Spaziergang.
   Wichtig dabei: Nehmen Sie sich nicht 8 oder 10 Stunden vor, das klappt nie und nimmer. 70% der verfügbaren Zeit ist ein guter Wert…

3. Bleiben Sie realistisch!

   Dieser festgelegte Timeslot wird nun aus dem Backlog gefüllt. Am besten nach Priorität, andere Kriterien sind aber nicht verboten. Bitte realistisch bleiben. Und sich angesichts der Länge des Backlogs nicht entmutigen lassen. Der größte Fehler wäre, zu viel in den heutigen Slot zu nehmen. Um aber auf den Herrn Eisenhower zurückzukommen: Nehmen Sie nicht nur Dringendes auf den Plan, sondern unbedingt auch Wichtiges.

4. Erledigen Sie die gewählten Items.

   Nur Planen hilft nicht, ich muss auch tun. Oder um es Neudeutsch zu sagen: Tun ist so ähnlich wie wollen. Nur krasser…

5. Die Arbeit ist nach einem dieser Kriterien beendet

   Sie beenden die Abarbeitung, sobald eines der beiden folgenden Kriterien eintritt:
   a) Die in #2 gewählte Zeitdauer ist um.
   b) Die in #3 gewählten Elemente sind abgearbeitet.

6. Was machen, wenn die Zeit vorbei, aber Arbeit übrig ist?

   Vielleicht kommt jetzt der schwierigste Teil der Übung: Halten Sie sich strikt an Regel 5.
   Im Falle von 5a kommen die nicht erledigten Aufgaben zurück ins Backlog. Sie werden nicht automatisch auf den nächsten Tag vorgetragen.
   Im Falle von 5b werden keine neuen Backlog-Elemente nachgeholt. Gehen Sie lieber in Ruhe einen Kaffee trinken. Ehrlich.

7. Nehmen Sie sich ein paar Minuten zur Reflexion
   

   Am Tagesende ist unsere Liste leer, weil wir entweder alles erledigt oder den Rest wieder im Backlog haben. Wir verwenden aber nochmals ein paar Minuten zur Reflexion, zur Retrospektive. Dieser Punkt ist extrem wichtig. Hier grüßt auch der alte Herr Deming mit seinem PDCA-Zyklus:
   a) Hat das Prinzip heute funktioniert?
   b) Wenn nein, warum nicht?
   c) Ist 5a eingetreten oder 5b?
   d) Was könnten wir morgen in #2 oder #3 ändern, damit es besser klappt?
   e) Wer will, kurze Notiz in Outlook, Evernote oder im Tagebuch.

   

8. Items ändern sich, das ist der Gang der Dinge

   Am nächsten Tag beginnen wir wieder mit #2. Bei der Gelegenheit stellen wir fest, dass sich einige der Backlog Items verändert haben, dringender geworden sind oder entfallen sind. Gut so, das ist der Gang der Dinge.

Fazit:

Das ist alles nicht revolutionär. Revolutionär ist höchstens Nr.5. Aber wenn Sie das hinbekommen, steigt Ihre Zufriedenheit. Versprochen!

Wer das mal versuchen möchte, sollte sich das Progrämmchen Trello.com ansehen. (Nein, ich habe keine Aktien von denen.) Trello eignet sich hervorragend als Backlog Tool.

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